Effektivare affärsprocesser med gemensam plattform

Handelsföretaget Gärdin & Persson levererar verktyg, maskiner och byggmaterial till företag och privatpersoner sedan 1903.

Företaget vänder sig framförallt till proffskunder inom bygg och industri. De har egna butiker i Östersund, Umeå, Örnsködsvik och Strömsund samt webbhandel för företagskunder.

Affärsmodellen ställer stora krav på affärsprocesserna – från eget lager och i fyra butiker säljs över 18,000 artiklar.

Utöver lagerförda artiklar kan Gärdin & Perssons kunder på någon dag få tillgång till ytterligare en miljon artiklar.

Gärdin & Persson använder SAP sedan 2005 då de valde Implemas paketerade SAP Business All-in-One lösning för handel och grossist – Implema Trade Provider.

Med SAP har Gärdin & Persson fått en koncerngemensam plattform, bättre kontroll och uppföljning samt effektivare processer för inköp, lager och logistik.

Lars-Åke Larsson, chef verksamhetsutveckling på Gärdin & Persson berättar:

– Vi valde SAP för att de är en finansiellt stabil leverantör som under en överskådlig framtid kan förväntas vidareutveckla våra lösningar.

Implema valdes som partner eftersom företaget kändes som ett tryggt val med många bra referenskunder och duktiga specialister inom SAP.

Vi träffade rätt direkt och fick stort förtroende för Implema som implementatör, konsult och långsiktig affärspartner.

Lars-Åke Larsson berättar att den största vinsten med övergången till SAP är att företaget har fått en koncerngemensam plattform.

Bolagen fick i och med övergången till SAP en gemensam prismodell och enhetliga redovisningsprinciper vilket gjort det enklare att följa upp effektiviteten i bolagen.

De har också fått effektivare lager- och logistikprocesser.

– Ett affärssystemprojekt handlar mycket om att få bra kontroll över basdatan. Har man kontroll på sin basdata så resulterar det i automatiserade processer och ett system som är enkelt att arbeta i. Det gillar vi!

En annan fördel med SAP, enligt Lars-Åke Larsson, är spårbarheten i transaktioner. Det är enkelt att följa upp felaktiga order samt att rätta till felen och förädla processerna.

Gärdin & Persson använder sedan våren 2010 SAP Business Intelligence (BI) som en moln-tjänst från Implema.

BI i molnet ger smidig och effektiv uppföljning

Gärdin & Perssons koncerncontroller Calle Roos berättar:

– När Implema erbjöd oss SAP BI i molnet så hade vi i princip redan bestämt oss för en annan BI lösning. Vi trodde att SAP skulle bli för dyrt för oss men med BI som moln-tjänst fick vi en kostnadseffektiv lösning. Eftersom vi använder SAP ERP så finns det många fördelar att även använda Business Intelligence från SAP. Vi får en fullt integrerad lösning.

I BI lösningen ingår initialt ekonomi, lönsamhet, orderingång samt budgetinmatning per order, butik och dag.

Lars-Åke Larsson berättar:

– BI-portalen är ett jättebra verktyg inte minst för koncernens VD. Via sin iPhone kan han enkelt följa upp nyckeltal såsom försäljningssiffror samt uppmärksammas på avvikelser från budget. Att använda BI i molnet är en enkel och kostnadseffektiv lösning som passar oss bra.

Calle Roos menar att det gick otroligt snabbt att komma igång.

– Uppsättningen mot Gärdin & Perssons data tog bara någon dag och efter en halv dags utbildning var vi igång med en alldeles egen webbaserad cockpit.

Effektivare lager och logistik

Användandet av SAP har även bidragit till stora effektivitetsvinster inom lager och logistik.

– Vi har bland annat blivit otroligt mycket bättre på ankommande gods, säger Lars-Åke Persson. Det är en kombination av bättre rutiner samt att all information finns tillgänglig på ett enkelt sätt i SAP. Färre medarbetare hanterar idag mycket större volymer och säljarna känner sig trygga i att det som är beställt kommer på plats. En annan vinst är att vi fått bättre uppföljning på inkommande fakturor.

Kassasystem fullt integrerat med SAP

Gärdin & Perssons kassasystem, som utvecklats av Implema, är helt integrerat med SAPs standardtransaktioner och används av koncernens fyra butiker.

I lösningen ingår processer för att hantera försäljning mot privatkunder och mot företagskunder som handlar på faktura.

– Det var helt rätt att integrera våra kassor med SAP, berättar Lars-Åke Larsson. Det var ett bra projekt med ett bra resultat. Varje dag checkar vi ut över tusen kunder genom systemet. Uppföljning och planering av bemanning undelättas med hjälp av rapporter och försäljningslogistik.

Centraliserad inköpsfunktion

De senaste två åren har Gärdin & Persson centraliserat sin inköpsfunktion.

Det som tidigare hanterades lokalt är nu samlat centralt med gemensamma inköpspriser.

Större partier kan köpas in som sedan fördelas ut på butikerna. Det finns bra stöd i SAP för detta.

Effektivare hantering av fakturor

Gärdin & Persson använder EDI och fakturascanning av leverantörsfakturor med automatisk pdf-tolkning.

Lars-Åke Larsson menar att besparingarna i resurser inte nödvändigtvis blivit så stora men att de gör ett mycket säkrare jobb idag.

– Vi kontrollerar idag hundra procent av alla priser jämfört med tidigare då vi bara kontrollerade en fjärdedel.

På kundsidan har Gärdin & Persson arbetat med att förenkla administraionen för de professionella byggföretagen med många olika arbetsplatser och projekt.

– Fakturorna har vi utformat så att de är enkla att kontera och attestera. Vi kan koppla våra varugrupper till kunderna egen kontoplan och därmed förkontera deras fakturor.

Effektiviserad försäljningen med webb-handel

Gärdin & Persson har även effektiviserat sin försäljning genom att erbjuda företagskunder som handlar på faktura en webbaserad handelsplats.

Nästa steg är privatpersoner och kontokortsköp. Webbhandelsplatsen är fullt integrerad mot SAP där all affärslogik ligger.

– Vi räknar med att cirka 10-20 procent av vår omsättning kommer att ske på webben framöver, avslutar Lars-Åke Larsson.