Rätt vara i rätt tid med effektiva affärsprocesser hos Byggbeslag

Byggbeslag, med huvudkontor i Karlstad, är en rikstäckande aktör som förser bygg- och fastighetsbranschen med beslag, inrednings- och säkerhetsprodukter från cirka 300 svenska och utländska leverantörer.

Som underleverantör åt bland annat Skanska, NCC och Peab har de stora krav på effektiva affärsprocesser och logistiklösningar.

Byggbeslag har en komplex artikelstruktur då de som leverantör till bygg och fastighetsbranschen har en kombination av lagerförda varor och anskaffningsvaror.

Utöver varuförsäljningen har de egen tillverkning, legotillverkning, kundanpassade artiklar samt installationstjänster.

Dagligen distribueras gods från omkring 300 plocksedlar från Byggbeslags centrallager i Karlstad där 8,000 standardartiklar lagerhålles.

Ola Persson är tidigare VD på Byggbeslag och arbetar nu med affärsutveckling. Han berättar att effektiva affärsprocesser och logistiklösningar är en nödvändighet för att kunna möta de tuffa krav som ställs på Byggbeslag som underleverantör inom byggsektorn.

- Våra kunder kräver rätt vara i rätt tid och i korrekta volymer. Med SAP som affärslösning kan vi garantera leverans en viss dag, samtidigt som spårbarheten i materialflödet erbjuder klara fördelar.

Byggbeslag hade innan övergången till SAP ett affärssystem från Industri-Matematik. 2003 bytte Industri-Matematik ägare och produktutvecklingen lades ned. Byggbeslag började se sig om efter en annan affärssystemleverantör.

Hösten 2003 upprättades en kravspecifikation som låg till grund för utvärdering av en handfull leverantörer.

- Via vår upphandlingskonsult fick vi kontakt med Implema och insåg då att SAP även var ett intressant alternativ för företag av vår storlek. Det visade sig i utvärderingsfasen att SAP var den enda leverantör som kunde möta vår kravbild på ett fullt integrerat system.

SAP i drift på fyra månader - i tid och inom budget

Referensbesök var en central del i upphandlingsprocessen. Byggbeslag valde Implema som partner och den paketerade SAP Business All-in-One lösningen för handel och grossist - Implema Trade Provider.

Projektet inleddes i september 2004.

Fyra månader senare driftsattes SAP systemet i tid och inom budget.

Ett lyckosamt projekt som av Veckans Affärer belönades med utmärkelsen "Bästa Tidsplan" vid installation av affärssystem.

Förutom huvudkontoret i Karlstad ingick försäljningskontoren i Sundsvall, Stockholm, Göteborg, Malmö och Linköping.

Drygt hundra medarbetare inom främst ekonomi, redovisning, order, lager, försäljning och distribution arbetar i systemet.

Minskat svinn och lägre installationskostnader med objektspaketerade leveranser

Ett område där Byggbeslag tidigt skaffade sig konkurrensfördelar är sättet att förpacka sina leveranser.

Genom att pallvis packa alla produkter som behövs för installation av en lägenhet, eller ett objekt, kan de stora byggföretagen kraftigt reducera tid för installation på plats.

- Tidigare arbetade vi med detta i excelmallar, berättar Ola Persson. Tillsammans med Implema har vi utvecklat en lösning som ger fullt stöd för objektspaketering i SAP. En offert omvandlas till en order och leveransen packas så att rätt antal dörrhandtag, knoppar och toalettillbehör hamnar på pall till ett visst objekt. Tidigare fanns alltid en risk att levererat material försvann på byggplatsen eller skadades av väder och vind. Nu kan installatörerna snabbt hitta det de söker vilket reducerar svinn och tid för installationsarbete på plats.

Order, leveransavisering och fakturering över EDI

Utväxling av elektroniska meddelanden och EDI är en annan viktig konkurrensfördel och ett krav från Byggbeslags affärspartners. Sedan 2008 använder Byggbeslag Implemas integrationslösning - Implema Integration Provider .

Byggbeslag har idag en omfattande EDI handel med de tre största byggkunderna samt den största leverantören - Assa Abloy. Order, ordererkännande, leveransavisering och fakturering sker över EDI.

Tore Zetterberg, tidigare Ekonomi- och IT-chef på Byggbeslag, har tidigare berättat att överflyttningen till Implemas lösning gick smidigt.

- Fördelen är att Implema tar ansvar för helheten och vi slipper koordineringen med tredje part för konvertering av data. Eftersom Implema sedan tidigare ansvarade för support- och drift av vårt SAP system var det naturligt att arbeta vidare med den leverantör som är specialister på vår lösning, berättade Tore Zetterberg om valet av lösning. Det går mycket fortare att införa nya integrationer och det är enklare för oss att hantera teknik- och supportfrågor när vi har en part mindre att arbeta med.

Thomas Kammarbo, inköpare på Byggbeslag, berättar att orderbekräftelsen går per automatik direkt in i SAP systemet.

Vid avvikelser, i exempelvis pris eller leveranstid, meddelas inköparen som sedan kan gå in och bearbeta ordern vidare manuellt.

Införandet av elektronisk meddelandehantering innebär att den administrativa hanteringen av exempelvis rutinordererkännande försvinner och att inköparna kan fokusera på andra, mer värdeskapande aktiviteter.

Tidrapportering, resor och omkostnader direkt mot kundorder i SAP

Ola Persson berättar vidare att Byggbeslags installationstjänster är ett område som växer och står för en allt större del av företagets totala omsättning.

Tidigt 2011 integrerades installationsverksamheten med SAP då Byggbeslag gick i drift med SAPs tjänstemodul (CS).

- Fördelen är att vi nu, utöver material, även har tidrapportering, resor och andra omkostnader direkt mot kundorder i SAP. Vi kan se alla kostnader på samma order vilket ger klart bättre möjligheter till uppföljning.

Ola Persson avslutar med att berätta att partnern Implema nu även finns på armlängds avstånd då de i början av 2008 öppnade lokalkontor nära Byggbeslags huvudkontor i Karlstad.

- Det är givetvis en fördel att vi vid behov snabbt kan kalla till ett möte på plats här hos oss på Byggbeslag.

Byggbeslag grundades 1957 och ägs idag av O F Ahlmark & Co Eftr. AB som är en koncern med fem affärsområden där Byggbeslag med dotterbolag är ett. Byggbeslagskoncernen omsätter drygt 500 miljoner kronor och har 240 anställda.