Snabbare fakturering och bättre
kontroll på lönsamheten hos G4S

G4S Secure Solutions har väktare som dygnet runt bevakar företag, lokaler och olika evenemang.

Vissa är stationärt placerade på exempelvis en bank eller en flygplats. Andra har som uppgift att rycka ut vid larm.

Enbart i Sverige har G4S Secure solutions närmare 100 000 kunder och flera tusen väktare på uppdrag varje dag.

Det är en mycket transaktionsrik verksamhet som ställer stora krav på effektiva affärsprocesser.

G4S Secure Solutions har varit verksamma i Sverige under olika varumärken sedan 1965.

Idag är de en del av världens största säkerhetsföretag med verksamhet i fler än 110 länder. G4S Secure Solutions Sverige är rikstäckande med fler än 4 500 medarbetare över hela landet.

Susann Nahlbom, CFO på G4S Secure Solutions Sverige berättar:

– Att vi har en fungerande ekonomisk styrmodell som backas upp av ett väl fungerande affärssystem är naturligtvis avgörande för vår uppföljning och lönsamhet. Med närmare 100 000 kunder och flera tusen väktare på uppdrag varje dag lever vi i en otroligt transaktionsrik miljö. Med SAP har vi fått en integrerad lösning med direkt genomslag på alla transaktioner.

G4S Secure Solutions i Sverige använder SAP sedan 1997, då SAP valdes som ett gemensamt affärssystem för verksamheten i Norden.

Patrik Bergström, systemadministratör på G4S Secure Solutions, berättar att den svenska organisationen 2007 bröt sig loss från den nordiska lösningen och migrerade över svensk data till en egen svensk plattform.

– För G4S Secure Solutions svenska verksamhet innebar det att vi, tillsammans med Implema, genomförde en ny SAP Business All-in-One installation och därefter migrerade över svensk basdata från den nordiska plattformen. Uppgraderingen och migreringen öppnade dörren för att utveckla ett mycket bättre stöd för våra affärsprocesser.

Bättre beslut och bättre kontroll på lönsamheten

I samband med övergången till en svensk lösning gjordes en grundlig genomgång av företagets ekonomiska styrmodell. Nya rutiner för kontraktshantering, ekonomiuppföljning och fakturering infördes i SAP.

Dessa processer låg tidigare i ett annat system.

– Vi har fått en mycket bättre kontroll över hela det finansiella flödet jämfört med tidigare. Det har resulterat i mer ordning och reda med bättre kontroll på lönsamheten. En av vinsterna är att vi idag kan ta mycket mer välgrundade och bättre beslut, säger Susann Nahlbom.

Automatisk väktarrapportering ger snabbare fakturering

För att få ökad säkerhet för väktarna, och bättre kvalitet i återrapporteringen vid larmutryckningar, har G4S Secure Solutions utvecklat en handdatorlösning som integrerats mot SAP för automatisk återrapportering och fakturering.

Tidigare rapporterade väktarna via radiokontakt med larmcentralen och meddelade när de var framme vid platsen samt när de var klara.

Kvaliteten i återrapporteringen var ibland bristfällig: pappersrapporter kunde försvinna och faktureringsunderlag saknas.

- Med automatisk återrapportering och automatisk fakturering i SAP kan vi skicka ut våra fakturor mycket snabbare. Ledtiden från åtgärdat larm till färdig faktura är idag ett par minuter. Datakvaliteten har ökat samtidigt som vi effektiviserat bort den tidigare manuella processen då larmorder skannades och skickades för manuell fakturering, säger Patrik Bergström. Det sparar mycket tid.

Effektivisering med elektronisk fakturahantering

G4S Secure Solutions har även implementerat ett nytt system för elektronisk fakturahantering - Implema Easy Invoice.

- Elektroniska fakturor till kunder såväl som från leverantörer effektiviserar vår hantering. All information finns tillgänglig i systemet och vi slipper skanna fakturor. Den här lösningen ger oss framförallt ett säkrare system jämfört med den lösning vi hade innan.

Susann Nahlbom berättar avslutningsvis att de med SAP fått ett stabilt och driftsäkert system med hög kapacitet samt fördelarna med en fullt integrerad lösning.

- Den integrerade lösningen gör att vi har bättre kontroll eftersom det blir genomslag på alla transaktioner direkt. Med automatisk väktarrapportering och fakturering samt elektroniska fakturor har vi fått effektivare processer och klart bättre möjligheter att följa upp lönsamheten och se hur de olika delarna i företaget påverkar vårt resultat.